Ob die Covid-Krise hinter uns liegt oder nicht, ist umstritten und wird diskutiert. Wenn der jüngste Anstieg des Einstellungsvolumens in ganz Europa das richtige Messinstrument ist, können wir mit Sicherheit sagen, dass die Personalbeschaffung wieder im Kommen ist. Die Trockenheit an der Talentfront, die schon vor der Pandemie Anlass zur Sorge gab, hat sich für einige Unternehmen noch verschlimmert.
Unternehmen, denen entweder die Mittel, die Ressourcen oder einfach die Arbeitskräfte fehlen, um sich um Profile in Funktionen und Sektoren zu bemühen, in denen Talente Mangelware sind, leiden am meisten darunter. Wie können Unternehmen mit einem mittelgroßen Einstellungsvolumen diesen Kampf um Talente überleben?
Die schwierige Sandwichposition
Unternehmen mit einem mittelgroßen Einstellungsvolumen befinden sich bei der Festlegung ihrer Einstellungsstrategie in einer unangenehmen Lage. Einerseits können sie es sich einfach nicht leisten, Agenturen und Personalberatungsfirmen über Gebühr in Anspruch zu nehmen. Andererseits übersteigen Geld, Zeit, Aufwand und zusätzliche Ressourcen (die notwendig sind, um mit der Technologie, dem Know-how, den Prozessen und der Unterstützung Schritt zu halten, die für eine effiziente und funktionierende Personalbeschaffungsabteilung erforderlich sind) auch ihre Möglichkeiten. Die Tech-Giganten, globalen Konzerne und multinationalen Unternehmen setzen technologische Standards, die für die meisten mittelständischen Unternehmen unerreichbar sind. Und selbst wenn sie über das entsprechende Budget verfügen, bleibt es schwierig, Talente zu gewinnen.
Worüber und über wen reden wir?
Um unsere Argumentation zu untermauern, müssen wir einige Begriffe definieren. Wenn wir von einem mittelgroßen Einstellungsvolumen sprechen, denken wir an eine Spanne von 100 bis 500 Neueinstellungen pro Jahr. Je nachdem, wen Sie fragen, kann diese Zahl auch bis zu tausend betragen. Bei den Unternehmen dieser Kategorie handelt es sich zumeist um versteckte Perlen, die sich auf einen Bereich spezialisiert haben, in dem sie quasi eine Monopolstellung innehaben und nur wenig Konkurrenz haben. Aber sie sind kein Markenname, was sie qualifiziert, und das wird ihnen nicht gerecht, wenn sie um hochkarätige Talente werben, die ein renommiertes Logo auf ihrer Visitenkarte sehen wollen. Employer Branding gefällig? Was sind die Hürden, mit denen diese mittelständischen Unternehmen konfrontiert sind?
Das technologische Dilemma
Die Zahl der neuen HR-Technologie-Tools, die jedes Jahr auf den Markt kommen, konkurriert (fast) mit der Zahl der neuen Apps, die im Apple Store veröffentlicht werden und dort verfügbar sind: 400 pro Jahr! Scherz beiseite, diese schwindelerregende Zahl addiert sich zu den 1400 Applicants Tracking Systems (ATS), Customer Relationship Management (CRM) und anderen Tools der Künstlichen Intelligenz (AI), die bereits auf dem Markt sind. Es ist fast eine Erleichterung zu erfahren, dass 200 von ihnen jährlich scheitern und vom Markt genommen werden. Es übersteigt die Möglichkeiten eines jeden Menschen, so viele neue technische Hilfsmittel zu bewerten und auszuwählen. Und wenn Sie sich für eines entschieden und es eingeführt haben, müssen Sie jetzt Ihre Mitarbeiter umschulen.
In der Tat wird die ganze Idee eines "Kern-HR-Systems" durch die Idee einer "Kern-HR-Plattform" ersetzt, die eher wie ein iPhone aussieht und sich auch so anfühlt. Man fügt Apps nach Bedarf hinzu und löscht die, die man nicht mehr braucht.[1]
Josh Bersin
Natürlich haben die Fortune-100-Firmen dieser Welt Zugang zu kompletten Teams, nicht nur für die Bewertung von Technologien im Personalwesen, sondern speziell für Anwendungen zur Talentgewinnung. Dennoch können Sie darauf wetten, dass selbst in den größten Personal- und Beschaffungsabteilungen der Megakonzerne dieser Welt niemand in der Lage ist, die Entwicklung der Tools zu verfolgen, die kommen und gehen. Laut LinkedIn-Statistiken beläuft sich die Zahl der kleinen und mittleren Unternehmen, die Personal einstellen, auf knapp neunundzwanzigtausend in der Region Europa, Naher Osten, Afrika (EMEA). Diese fast dreißigtausend Unternehmen haben einfach nicht das Einstellungsvolumen, das einen großen Personalbeschaffungsstab rechtfertigt. Der Versuch, die neueste Technologie auszuwählen und zu implementieren, ist nicht machbar. Wenn Sie das Thema Wartung ansprechen, wird es noch schlimmer: Nach all der Zeit und dem Geld, das in ein neues Tool investiert wurde, müssen Sie es jahrelang behalten, um es zu amortisieren. Die Folge ist, dass man, ehe man sich versieht, veraltet ist.
Wenn man zu dieser Hürde noch die Notwendigkeit hinzufügt, neue IT-Systeme in bestehende Systeme zu integrieren, um alle Vorteile voll ausschöpfen zu können, kann man nur zu dem Schluss kommen, dass die meisten Unternehmen nicht über die finanziellen, technologischen, logistischen und personalwirtschaftlichen Kapazitäten verfügen, um solch umfangreiche Projekte zu planen.
Was soll ein kleines oder mittelständisches Unternehmen tun? Abwarten und zusehen, wie sich die Großen um die Spitzenkandidaten reißen? Posten und beten, eine veraltete Methode, die nicht nur kostspielig, sondern auch ineffizient und frustrierend ist? Wenn Sie nicht in der gleichen Liga wie Ihre Konkurrenten spielen, ist die beste Lösung eine Partnerschaft mit einer Organisation, die Ihnen die nötige Unterstützung bieten kann. Wir haben erlebt, dass sich KMU in geografischen Gebieten, in denen die Ressourcen für Talente knapp sind, zusammenschließen, um ein gemeinsames Rekrutierungszentrum aufzubauen. Auf dem Papier mag dieser Ansatz sinnvoll sein, aber nur, wenn die beteiligten Unternehmen nicht um dieselben Profile konkurrieren und einen Kostenverteilungsschlüssel festlegen, der von allen respektiert und eingehalten wird. In der Realität ist dieses Modell, selbst wenn es existiert, eher die Ausnahme als die Regel.
Eine realistische Alternative besteht in der Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Recruitment Process Outsourcing (RPO) wie Serendi. Diese Lösung bietet Größenvorteile und ermöglicht die Aufteilung der Kosten auf seine Kunden. Der RPO-Anbieter bleibt an der Spitze der technologischen Entwicklung (extern oder intern), zum gemeinsamen Nutzen seiner Geschäftspartner. Der Kunde profitiert davon, dass er ein hervorragendes Team für die Talentakquise hat, das eine Plattformstrategie nutzt und über erstklassige technologische Instrumente verfügt, allerdings zu einem Bruchteil der Kosten.
Das Know-how-Dilemma
Nehmen wir zur Veranschaulichung an, dass ein mittelgroßes Unternehmen mit plus-minus 200 Neueinstellungen pro Jahr das oben beschriebene technische Dilemma gelöst hat. Auf dem Weg zu einer optimalen Rekrutierungsorganisation gibt es weitere Hindernisse. Eine Organisation, die dem gesamten Unternehmen dient und sicherstellt, dass das Geschäft nicht unter fehlenden oder verspätet eingestellten Humanressourcen leidet.
Die Talentakquise hat sich von einem einzigen Kanal zu einer Multi-Channel-Rekrutierungsoperation entwickelt. Hat Ihr Team das Wissen, das Budget und die Zeit, um sich für die Nutzung der neuesten Kanäle zu schulen? Ähnlich wie in der Technologie vervielfachen sich auch die Kanäle in rasantem Tempo. Wenn Sie nicht gerade ein paar Teenager in Ihrem Unternehmen haben, die Sie für das Surfen und Herunterladen der neuesten Apps bezahlen, stehen die Chancen gut, dass Sie systematisch und mindestens einen Schritt hinterherhinken.
Träumen Sie nicht länger davon, dass Menschen in Ihrem Unternehmen arbeiten wollen. Richten Sie ein Talentakquisitionsteam ein oder arbeiten Sie mit einem solchen zusammen, das davon ausgeht, dass Sie der am wenigsten begehrte Arbeitgeber auf der Liste der Bewerber sind. Dies wird Sie dazu zwingen, neue und effiziente Ideen zu entwickeln, wie Sie die unerreichbaren Kandidaten erreichen und die besten von ihnen, die schon alles gesehen haben, verführen können.
Multi-Channel-Recruiting ist das Schlüsselwort. Wie eine Ein-Mann-Band müssen Ihre Personalvermittler viele Instrumente gleichzeitig spielen und gleichzeitig neue erlernen, ohne eine der Aktivitäten zu unterbrechen. Dabei gehen wir davon aus, dass die besten Kandidaten nicht hinter Ihrem Unternehmen her sind.[2]. Entscheidend ist, dass Sie sich um die besten Bewerber bemühen müssen. Das bedeutet, dass Sie über die besten Praktiken, die optimalen Rekrutierungskanäle und Beschaffungstechniken informiert sind.
Können Sie die Vor- und Nachteile sozialer Medien wie LinkedIn, Facebook, Google4jobs, Indeed, GitHub, Xing in Bezug auf Effizienz, Kosten, Zuverlässigkeit und Art der Profile einschätzen? Kann das ein Mitglied Ihres Rekrutierungsteams? Dies setzt voraus, dass Ihr Einzugsgebiet für Bewerber bereits gut definiert ist, vielleicht regional oder national oder, wenn Sie Glück haben, lokal. Was aber, wenn Ihre Quelle international ist? Oder Sie mehrere Standorte in verschiedenen Ländern haben? Wenn Sie einen Buchhalter in der Schweiz, aber möglicherweise auch in Frankreich suchen, welchen Kanal nutzen Sie dann? Sind Fachleute in der DACH-Region eher auf LinkedIn oder auf Xing? Tipp: Letzteres, aber die Situation entwickelt sich sehr schnell. Sind Vertriebsmitarbeiter auf Facebook? Wenn ja, wo? Welche Art von Vertriebsmitarbeitern? Sind Jobbörsen völlig passé oder haben sie in einigen Ländern einen gewissen Erfolg?
Wissen Ihre Recruiter, wie man boolesche Zeichenfolgen erstellt, die die umworbenen Kandidaten im offenen Web identifizieren? Wenn nicht, planen Sie, sie zu schulen? Wer wird das tun? Wer sorgt dafür, dass sie sich über die neuesten Techniken auf dem Laufenden halten?
Natürlich können Sie sich für eine aggressive Mehrkanalstrategie entscheiden und mit Versuch und Irrtum vorankommen. Es kann sein, dass Sie von Ihrem CFO aus Budgetgründen Gegenwind bekommen, während Sie mit einem Netz mit großen Maschen fischen. Diese Strategie, egal wie Sie das Problem lösen, erfordert Zeit, Zeit, die das operative Geschäft möglicherweise nicht zur Verfügung hat.
Eine Lösung für dieses Problem ist die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, dessen tägliche Routine darin besteht, genau das zu tun: Sourcing, die besten Rekrutierungskanäle zu finden, zu definieren, welche Strategie für welches Profil und welche Geografie optimal ist, ein Unternehmen mit einer langen Geschichte und gesammelten Erfahrungen wie Serendi.
Das Prozessdilemma
Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Sie das Technik- und das Know-how-Dilemma in den Griff bekommen, sind Sie noch nicht ganz am Ende Ihrer Reise angelangt: Sie stehen vor dem Prozess-Dilemma.
Ein Beispiel verdeutlicht unseren Gedankengang: Nehmen wir an, Sie haben 150 Stellen extern zu besetzen - mit Unterstützung externer Berater wie Personalvermittlungs- oder Executive Search-Firmen - und die üblichen 50 internen Stellen. Alle diese Einstellungen, so eine weitere Annahme, sind über verschiedene Länder oder Regionen verteilt. Sie haben das Glück, über eine angemessene Technologie und ein professionelles, erfahrenes internes Rekrutierungsteam von drei bis vier Rekrutierern oder Talentakquisitionsspezialisten zu verfügen. Diese sind je nach Bedarf und Größe der von Ihnen abgedeckten Märkte dezentralisiert.
Nun kommen wir zum Dilemma des Prozesses. Ihr Personal ist mit dem gesamten Prozess befasst: von der Suche nach den richtigen Bewerbern, deren Qualifizierung und Vorstellung bei den Vorgesetzten, der Durchführung von Background Checks, der Organisation der Vorstellungsgespräche, der Befragung, der Bewertung des endgültigen Bewerbers, der eventuellen Durchführung eines Assessments bis hin zur Verwaltung des Papierkrams: Einstellungsangebote, Gesprächsprotokolle und das Führen von internen Besprechungen... Sollte etwas schief gehen, und es geht manchmal schief, müssen Ihre Mitarbeiter den gesamten Prozess neu starten. Mit ein wenig Glück haben sie mehr als einen Finalisten, wenn nicht, heißt es wieder von vorne anfangen.
Man muss sich darüber im Klaren sein, dass sich die Talentakquise heutzutage ganz auf bestimmte Profile und Aufgaben konzentrieren muss. Um nur ein Beispiel zu nennen: Sourcing ist ein echter Job für sich. Ein Spezialist für Talentakquisition, der es gewohnt ist, Bewerbungen zu sortieren oder Vorstellungsgespräche zu führen, muss (um-)geschult werden. Der Grad der Spezialisierung der Personalbeschaffungsfunktionen hat parallel zur Spezialisierung der (Teil-)Funktionen in einem Unternehmen zugenommen. Als allgemeine Regel gilt, dass ein Personalbeschaffungsgeneralist den gesamten Prozess bis zu etwa 50 Stellen pro Jahr abwickeln kann.
Um im Kampf um Talente zu bestehen und geeignete Kandidaten für Ihre Personalverantwortlichen zu gewinnen, ist der traditionelle Post & Pray-Ansatz völlig überholt. Stellen Sie sich vor, ein Personalverantwortlicher käme von drei (anstrengenden) Vorstellungsgesprächen zurück und würde sich plötzlich eine Stunde lang durch LinkedIn wühlen. Im besten Fall wird er/sie einige neue Kontakte knüpfen, im schlimmsten Fall ist es reine Zeitverschwendung. Die Suche nach fortgeschrittenen Kandidaten erfordert Hingabe - und zwar in Vollzeit. Ein professioneller Sourcing-Berater ist den ganzen Tag über aktiv, um mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten, mit interessierten Talenten zu sprechen, E-Mails zu beantworten und Fragen zu beantworten. Das übersteigt die Kapazitäten eines normalen Menschen, der den ganzen Tag mit Vorstellungsgesprächen und dem Management von Personalchefs beschäftigt ist. Lesen Sie hier mehr über Candidates Sourcing.
Natürlich könnte Ihr Personalvermittler die Zeit für Vorstellungsgespräche reduzieren, so dass mehr Verantwortung auf die Linie übertragen wird und Zeit für die Beschaffung frei wird. In einem optimistischen Szenario könnte Ihr Personalvermittler sogar die Hälfte der Zeit für die Beschaffung aufwenden. Aber die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie die Qualität des Prozesses verlieren, was sich wiederum auf die Qualität der Einstellung auswirkt. Ein Personalvermittler sollte ein Sparringspartner und Berater für das Unternehmen sein, und das erfordert Zeit und Energie. Siehe unseren Artikel über die Kosten der Fluktuation.
Das Dilemma der Unterstützung
Wie jeder Personalverantwortliche mit einem hohen Maß an Fachwissen sind Sie damit beschäftigt, die Talentakquise in Ihrem Unternehmen professionell zu gestalten. Dazu gehört auch das Benchmarking Ihrer Rekrutierungsaktivitäten. Dazu benötigen Sie zunächst gültige und relevante KPIs, die von Ihrem System generiert werden (siehe oben das technologische Dilemma), und dann brauchen Sie externe Daten und Berichte, mit denen Sie Ihre Aktivitäten vergleichen können.
Wenn also Ihr Chief Human Resources Officer (CHRO) für eine bevorstehende Vorstandssitzung, die am späten Nachmittag stattfindet, Informationen benötigt, z. B. Statistiken über die Zeit bis zur Einstellung oder die Annahmequote nach Bewerbern, was sollen Sie dann tun? Einen bereits überlasteten Personalvermittler bitten, alles stehen und liegen zu lassen und die Daten zu sammeln? Ähnlich verhält es sich, wenn der Chief Financial Officer (CFO) anruft und nach den Kosten pro Einstellung im letzten Jahr fragt: Können Sie ihm/ihr auf der Stelle eine gültige Zahl nennen?
All diese Informationen sollten im Idealfall kontinuierlich und regelmäßig zur Verfügung stehen und in einem wöchentlichen oder monatlichen Dashboard zusammengefasst werden. Auf diese Weise erhalten Sie ein Gefühl für die Entwicklung der Parameter und können die Daten innerhalb des Unternehmens an alle weitergeben, die ein Interesse daran haben. Große Unternehmen beschäftigen Datenanalysten, die ihre ganze Zeit damit verbringen, Tag für Tag die Kennzahlen zu verfeinern und zusätzliche Informationen aus den Daten abzuleiten.
Sie sind kein multinationales Unternehmen. Sie stehen vor einem Dilemma: Sie können es entweder vergessen oder Ihren Prozess ohne diese Informationen verwalten. Oder Sie können Ihre Daten mit Hilfe einer externen Organisation bündeln, die die KPIs aller ihrer Kunden anonymisiert sammelt. Die Datensätze sind aktuell und groß genug, um höchst aussagekräftig, zuverlässig und relevant zu sein. Die Informationen können nach Land, Region, Funktion, Branche und so weiter aufgeschlüsselt werden. Serendi ist genau so ein Partner, der Sie unterstützen kann. Mit einer RPO-Lösung profitieren Sie in hohem Maße von der Plattformstrategie und den Skaleneffekten zu einem vernünftigen Preis.
Das Kostendilemma
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein effizientes Team für die Talentakquise aufgebaut, das reibungslos und agil arbeitet. Es hat die neuesten Standards und Tools integriert. Ihre Konkurrenten bezeichnen es sogar mit einigem Neid als vorbildliches Unternehmen. Plötzlich fällt der Hammer: Ihr CFO überprüft die Budgets und bittet Sie auf der Grundlage der Einstellungsprognose für das nächste Jahr, Ihr Team um ein Vollzeitäquivalent (VZÄ) zu reduzieren. Sie braucht Einsparungen bei den Personalkosten, Pech gehabt. Die Auswirkungen einer Person weniger in einem kleinen Team sind verheerend. Sie müssen dann die Konfiguration des Einstellungsteams mit dieser neuen Einschränkung neu erfinden.
Große Unternehmen mit einem Einstellungsvolumen von 1.000 bis 15.000 Stellen pro Jahr erlauben eine gewisse Fluktuation im Talentakquisitionsteam, und die Auswirkungen sind begrenzt. Bei einem mittleren Einstellungsvolumen Ihres Unternehmens haben Schwankungen einen unmittelbaren und großen Einfluss. Ein prognostizierter Abbau von 50 externen Stellen bedeutet eine Kürzung Ihres Teams und Ihres Budgets um 33 %.
Die Lösung? Eine Partnerschaft mit einem Anbieter, der auf Transaktionsbasis abrechnet; Sie zahlen nur für das, was Sie bekommen.
Die Lösung ohne Dilemma
Serendi ist der integrierte Dienstleistungspartner für Talentakquisition (RPO) in EMEA. Wir unterstützen Unternehmen und Organisationen mit mittelgroßen Einstellungsvolumina (100 - 1.000 pro Jahr) bei der Identifizierung, Ansprache, Gewinnung und Einstellung von Spitzentalenten.
Serendi ermöglicht es Unternehmen mit mittelgroßen Einstellungsvolumina, im globalen Wettbewerb um Talente auf gleicher Augenhöhe mit Großunternehmen zu spielen, und das in ganz EMEA.
Serendi erreicht dies, indem es seinen Kunden eine Plug & Play-Plattform für die Talentsuche zur Verfügung stellt - an der Spitze der digitalen und technologischen Innovation. Dieses übergreifende Tool ermöglicht die Identifizierung und Gewinnung der besten verfügbaren Talente und unterstützt so nachhaltige Einstellungen durch maßgeschneiderte Vor-Ort-Rekrutierungsdienste zu angemessenen Kosten, die durch leistungsstarke KPIs unterstützt werden.
Wenn Sie immer noch mit dem Dilemma zu kämpfen haben, möchten Sie vielleicht diese 5 guten Gründe für eine Partnerschaft mit uns lesen!
[2] Beste Kandidaten: Kurzform für geschulte, gebildete, erfahrene, positiv eingestellte Menschen, die Sie suchen. Am besten ist, was immer Sie aus diesem Wort machen.