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  • AutorenbildFrank Gerritzen

KPIs für das Recruiting - Man kann nur verwalten, was man messen kann



Krankenschwestern in der häuslichen Pflege wissen genau, wie viele Sekunden (!) ihnen für eine Behandlung zur Verfügung stehen, bevor sie weitermachen müssen. Amazon-Mitarbeiter wissen genau, wie viele Pakete sie pro Stunde, pro Tag, pro Woche packen müssen, um in der Toleranzzone der erforderlichen Produktivität zu bleiben. Das ist nicht neu; schon Charlie Chaplin hat 1936 in seinem berühmten Spielfilm Moderne Zeiten das Streben nach immer höherer und ungezügelter Produktivität persifliert und dramatisiert. Zum Glück für uns alle haben sich die Zeiten geändert: Wir sind nicht mehr die Sklaven unserer Arbeit. Dennoch ist die Notwendigkeit, die Leistung am Arbeitsplatz zu überwachen, um effizienter zu werden, geblieben, und dabei geht es nicht immer nur um Geschwindigkeit.


Messen, kalibrieren und sanktionieren


Im Zuge dieser Entwicklung sind Key Performance Indicators (KPIs) in den letzten zwanzig Jahren zu einer Art Modewort geworden. Dieser Trend wird durch den zunehmenden Zugang zu Daten angeheizt. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen hat es ermöglicht, fast jede menschliche (Zwischen-)Handlung zu messen und zu timen. Der Unterschied zur Ära von Charlie Chaplin besteht darin, dass Unternehmen heute auch andere Aspekte als nur die Geschwindigkeit erfassen. Qualitative Dimensionen haben Einzug in die KPI-Sphäre gehalten. Andere messbare Indikatoren werden nicht nur verwendet, um Produktivität zu bestrafen oder zu belohnen, sondern auch, um uns zu helfen, intelligenter und besser zu arbeiten und die Zufriedenheit aller beteiligten Parteien zu erhöhen.


KPIs und Personaleinstellung: ein Widerspruch in sich?

Die Back-Office-Aktivitäten wurden in der Regel als letzte von der KPI-Welle erfasst: Rechtsabteilung, Buchhaltung und natürlich die Personalabteilung. Ihre Zeit ist nun gekommen. In diesem Artikel betonen wir nicht nur die Bedeutung des Einsatzes von KPIs bei der Personalbeschaffung, sondern werfen auch einen breiteren Blick auf die verschiedenen Tools, Methoden und Best Practices, die Unternehmen zur Verfügung stehen, um die Leistung ihrer Personalabteilungen zu verbessern.


Die Realität ist, dass man alles messen kann. Es geht darum, zu wissen, wonach man sucht, welche Zahlen relevant sind und welche nur ein Grundrauschen darstellen und die Bedeutung der nützlichen Daten im Unternehmen zu kommunizieren.


Es ist einfacher zu zählen, wie viele Bolzen und Schrauben produziert werden, als zu beurteilen, ob ein Bewerber eine angemessene "Qualität" aufweist, innerhalb eines akzeptablen Zeitraums und zu erschwinglichen Kosten eingestellt wird und während des Vorstellungsgesprächs keine albtraumhaften Erfahrungen gemacht hat ... und, falls er eingestellt wird, länger als zwei Monate bleiben wird.


Die Messung weicher Faktoren ist keineswegs eine einfache Aufgabe, aber dennoch eine geschäftskritische. Recruiter, die von Natur aus nicht so sehr dazu neigen, harte Fakten (sprich: Zahlen) zu berücksichtigen, stehen unter enormem Druck. Sie müssen Kandidaten identifizieren und zu einem Vorstellungsgespräch einladen, für die es viele andere Beschäftigungsmöglichkeiten gibt, und das in einem Marktumfeld, das mit Blikc auf den Nachwuchsmangel immer kritischer wird. Und wenn die Wirtschaftsprognosen auch nur annähernd zuverlässig sind, wird es noch schwieriger werden. Wenn Sie darüber hinaus in einer Branche tätig sind, in der es strukturell an Talenten mangelt (z. B. ITK, Krankenschwestern, Ingenieure), wird das Problem nur noch weiter verschärft. Eine effiziente Personalbeschaffung ist also der Schlüssel zum Gesamterfolg Ihres Unternehmens.


Wie man mit Recruitment Analytics beginnt


Ihre Einstellungspraxis braucht einen transparenten Prozess und ein Dashboard mit einer Mindestanzahl von KPIs, um diesen Prozess zu überblicken und zu überwachen. Um ein Dashboard einzurichten, müssen Sie zunächst Ziele festlegen. Die erste Frage lautet: Was wollen Sie erreichen? Die gemeinsamen Mindestanforderungen für die meisten Unternehmen, ob groß oder klein, sind:

  1. Suche nach dem am besten geeigneten Kandidaten für eine bestimmte Position, der den größten Mehrwert schafft.

  2. In der schnellstmöglichen Zeit, um Ausfallzeiten aufgrund einer unbesetzten Stelle zu vermeiden (oder ganz zu beseitigen).

  3. Einen optimalen Rekrutierungsprozess zu managen, so dass der Kandidat, egal ob er eingestellt wird oder nicht, eine positive Erfahrung macht, was sich wiederum auf das Employer Branding auswirkt und die Gesamtattraktivität Ihres Unternehmens beeinflusst.

  4. Intern muss der einstellende Manager in der Lage sein, eine qualitativ hochwertige Kandidatenauswahl machen zu können und damit einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten, ohne den Druck zu verspüren, jeden einzustellen, der auch nur «einen Puls hat».

  5. Und das alles natürlich auf die kosteneffizienteste Weise.

Beispiel für ein Dashboard zur Einstellungsanalyse


KPIs für die Personalbeschaffung - auch Rekrutierungs-Analytik genannt - sind also die Messgrößen, die Sie festlegen und verwenden müssen, um alle fünf Punkte zu verbessern. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren und Ratschläge, die Sie berücksichtigen können.


1. Ein reines Mengenreporting ist die Grundlage für jede KPI-Analyse. Wenn Sie keinen Überblick darüber haben, wie viele Stellen eröffnet, besetzt oder storniert wurden, müssen Sie hier ansetzen, bevor Sie zu den eigentlichen KPIs übergehen.


Ein minimalistisches Dashboard enthält die folgenden Zahlen:

  • Anzahl der offenen Stellen (d. h. der gestarteten Rekrutierungen)

  • Anzahl der realisierten Neueinstellungen

  • Anzahl der abgebrochenen Rekrutierungsprozesse

Und das alles über einen bestimmten Zeitraum.


2. Überwachen Sie diese KPIs, die Ihnen eine einzelne Perspektive auf den gleichen Prozess bieten: wenn Sie sich dafür entscheiden, die Zeit bis zur Einstellung zu messen (ein Klassiker unter den Klassikern), erhalten Sie nur einen Blickwinkel, während Sie die Kosten, die Zufriedenheit der Bewerber und der Fachbereiche sowie die Eignung der Bewerber außer Acht lassen. In einem schnelllebigen Umfeld besteht eine natürliche Tendenz, den Fachbereichen so viele Lebensläufe wie möglich vorzulegen, um sie bei Laune zu halten. Leider geht eine solcher Ansatz bald nach hinten los, weil zu viel Zeit mit der Prüfung der Lebensläufe und der Beantwortung von Bewerbungen vergeudet wird, die gar nicht erst hätten berücksichtigt werden dürfen.


3. Es ist wichtig, sich nicht nur auf den operativen Teil zu konzentrieren, d. h. auf die Echtzeit-Überwachung der laufenden Einstellungen, die natürlich sofortige Ergebnisse zur Folge haben. Aber es ist ebenso wichtig, strategisch weiterzudenken und vergangene Rekrutierungsprozesse zu analysieren, die auch Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzeigen können. Wenn Sie zum Beispiel eine Korrelation zwischen einer bestimmten Abteilung und der Anzahl der Vorstellungsgespräche pro Einstellung feststellen, haben Sie gerade eine strategische Erkenntnis gewonnen, die zur Verbesserung der Effizienz genutzt werden kann.


Was ist mit all diesen Informationen zu tun?


Die Erfahrung zeigt, dass man zunächst dazu neigt, viele Daten zu sammeln, weil man nicht genau weiß, wonach man sucht. Und wenn die KPIs und Kennzahlen erst einmal einige interessante Fakten zutage fördern, möchte man vielleicht immer weiter graben. Das kann ziemlich spassig werden! Ehe man sich versieht, ertrinkt man in Zahlen. Zuerst muss man herausfinden, welche KPIs notwendig und nützlich sind und einen Mehrwert bieten. Bevor man also anfängt, die Daten einzufordern und alle im Unternehmen damit zu überschütten (was zur Folge hat, dass sie nicht studiert werden), muss man erst die KPIs identifizieren, die tatsächlich etwas aussagen. So werden z. B. Talent-Acquisition-Manager, die das Budget für Stellenbörsen und Kanäle kontrollieren, an den Konversionsraten für die einzelnen Kanäle interessiert sein, während für Linienmanager nur die Fortschritte bei der laufenden Rekrutierung zählen.


Je näher Sie der operativen Ebene, d. h. den Recruitern, kommen, desto mehr Daten müssen in Echtzeit vorliegen. Sie können dann eingreifen, wenn die Dinge in die falsche Richtung laufen. Zum Beispiel, wenn Sie feststellen, dass eine Stelle die durchschnittliche Zeit bis zum Vorstellungsgespräch im Vergleich zu den historischen Daten überschreitet.


Verschiedene Personen (oberes Management, mittleres Management, Personalabteilung usw.) benötigen unterschiedliche Informationen. Fragen Sie jeden von ihnen, was er für nützlich hält, und bestimmen Sie vor allem, in welchen Zeitabständen er die Informationen erhält. Zu oft kann ebenso überwältigend sein als zu viel. Beides zusammen sorgt praktisch dafür, dass man in der Priorität nach unten absinkt. Erfahrungsgemäß profitieren die Führungsebenen von retrospektiven KPIs, die einen Einblick in den Gesamtprozess geben und bei strategischen Anpassungen helfen. In diesem Fall ist ein monatlicher oder vierteljährlicher Rhythmus ausreichend.


In der Praxis besteht die größte Hürde für Personalabteilungen in der konsequenten Verfolgung und Konsolidierung von Daten sowie in der systematischen und regelmäßigen Präsentation entsprechender Berichte.


Wichtiger ist jedoch der Inhalt der bereitgestellten Informationen: Was ist der Bedarf des Empfängers? Der Ratschlag lautet hier, bescheiden anzufangen.

Mit der Zeit, der Erfahrung und den Sonderwünschen der Linie und des oberen Managements werden Sie KPIs hinzufügen und entfernen, während Sie die Kennzahlen verfeinern. Es ist wichtig, die Relevanz der von Ihnen erstellten KPIs nicht aus den Augen zu verlieren und sie halbjährlich zu überprüfen, um festzustellen, ob sie noch angemessen sind (und beachtet werden!).


Was ist, wenn Ihnen Daten fehlen?


Denken Sie daran: Je mehr Datenpunkte Sie haben, desto nützlicher und relevanter sind die KPIs. Mit der Zeit werden Sie in der Lage sein, Ihre eigenen Benchmarks abzuleiten. Wenn Sie also nur sehr wenige Mitarbeiter einstellen, riskieren Sie, mit statistisch irrelevanten Zahlen zu arbeiten, mit Informationen, die nicht nützlich sind und zu falschen Schlussfolgerungen führen können. Ein Benchmarking mit Wettbewerbern in verwandten Branchen oder Benchmarks von Branchenverbänden ist eine Lösung für dieses Problem. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihre KPIs mit denen von Serendi zu vergleichen. Serendi hat umfangreiche historische Daten gesammelt und hat dank seines großen Kundenstamms Zugang zu einer beeindruckenden Menge an Informationen.


Wie können wir helfen?


Bei Serendi bieten wir unseren Kunden im Rahmen des Recruitment Process Outsourcing (RPO) eine so genannte Plattformlösung an: Das Recruitment Analytics Team ist ein integraler Bestandteil jeder einzelnen RPO-Lösung. In enger Zusammenarbeit mit Ihrer Personalabteilung und dem engagierten Account Manager von Serendi analysiert dieses Team Ihren spezifischen Bedarf an KPIs, richtet alle notwendigen Instrumente zur Erhebung relevanter Daten ein, legt nützliche Kennzahlen fest und richtet ein Dashboard ein. Dies ermöglicht eine ständige Verbesserung des Einstellungsprozesses. Selbstverständlich bleiben all diese Instrumente, Erkenntnisse und Erfahrungen auch nach Beendigung des RPO-Mandats in Ihrem Unternehmen erhalten. Serendi arbeitet konkret an vier strategischen KPI-Dimensionen:

  1. Geschwindigkeit des Prozesses: Hier betrachten wir nicht nur den Gesamtprozess, sondern auch verschiedene Schritte in diesem Prozess, wie z. B. die Zeit bis zum Vorstellungsgespräch, die Zeit bis zum Linien-Feedback oder die Zeit bis zum Angebot. Die Benchmarks müssen sorgfältig ausgewählt werden, um Regionen, Branche und Funktionen zu berücksichtigen, da diese Faktoren einen erheblichen Einfluss haben können.

  2. Effektivität der Kanäle: Wir überwachen die Kanäle und Quellen der Kandidaten (vorgestellte - interviewte - eingestellte Kandidaten) anhand von Kennzahlen und setzen diese in Beziehung zu den Kosten der einzelnen Kanäle (z. B. gelten als Benchmark für die Kanalverteilung etwa 60-65 % direkte externe Einstellungen, 15-20 % interne Einstellungen, 15-20 % Einstellungen über Mitarbeiter-Empfehlungen und weniger als 5 % Einstellungen über Agenturen als "gesund").

  3. Qualität der Rekrutierung (Bewerber und Einstellungen): Wir messen die Qualität der Kandidaten in der Pipeline und die Leistung der eingestellten Mitarbeiter im Unternehmen im Laufe der Zeit anhand von Umwandlungsraten an verschiedenen Punkten im Einstellungsprozess. So sollte beispielsweise die Quote für das Bestehen der Probezeit bei über 95 % liegen, was bedeutet, dass weniger als einer von zwanzig neuen Mitarbeitern die Probezeit nicht besteht.

  4. Zufriedenheit mit dem Einstellungsprozess: Wir messen die Zufriedenheit von Personalverantwortlichen und Bewerbern mit direktem, systematischem Feedback, einschließlich qualitativer direkter Kommentare und Empfehlungen. Die Zufriedenheit der Bewerber wird beispielsweise durch verschiedene Kriterien definiert, einschließlich der Bewerber, die nicht eingestellt wurden (die das Angebot abgelehnt haben oder denen keine Stelle angeboten wurde). Letzteres ist von entscheidender Bedeutung, da es sich auf die Gesamt-Zufriedenheit auswirkt und eine Verzerrung transparent machen sollte.


In der folgenden Tabelle sehen Sie einige der KPIs, die auf der Grundlage einer der KPI-Dimensionen gemessen werden können.


Schlussfolgerung und Zusammenfassung

  • Setzen Sie klare und verständliche Ziele: Was genau wollen Sie messen?

  • Definieren Sie die KPIs von Anfang an klar. Wenn Sie zum Beispiel die Zeit bis zur Einstellung überwachen, sollten Sie angeben, ob Sie in Arbeitstagen oder Kalendertagen messen.

  • Sie werden nur dann aussagekräftige und vergleichbare Werte erhalten, wenn die Definition der erhobenen Daten über Zeit gleich bleibt.

  • Überprüfen Sie den Mehrwert und die Relevanz der KPIs nach sechs Monaten bis zu einem Jahr. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie an einer Stelle etwas übersehen haben oder dass ein KPI wenig relevante Informationen liefert.

  • Ratschlag an KMU: Erfinden Sie das Rad nicht neu; welche Daten können ohne zu viele zusätzliche Ressourcen erhoben werden?

  • Wie finde ich die richtigen KPIs für mein Unternehmen? Das ist sehr individuell und hängt von den Zielen und Mitteln des Unternehmens ab. Mit der Zeit lernt man, was für das Unternehmen relevant ist und was weniger relevant ist. Die grundlegenden KPIs sind Time-to-hire, Cost-per-hire, Source-of-hire.

  • In einem mitarbeiterorientierten Arbeitsmarkt spielt die Zufriedenheit der Bewerber eine immer wichtigere Rolle, und auch diese sollte gemessen werden.


Das «No-Go»:

Eindimensionale Messung: KPIs implizieren die Annahme einer bestimmten Abstraktion, daher sind verschiedene Perspektiven wichtig. Mindestens drei von vier Dimensionen sollten berücksichtigt werden. Erstens: die Qualität des einzelnen Recruitments. Haben wir die richtige Person an der richtigen Stelle? Zweitens: Schnelligkeit. Wie lange dauert es, eine Stelle zu besetzen? Drittens: Ist der Prozess effizient? Und viertens: Sind die Kosten angemessen? Die Geschwindigkeit allein zu messen, wäre zu einfach. Ein schnellerer Einstellungsprozess ist kein besserer Prozess.


"Wenn Sie glauben, dass die Einstellung von Fachleuten teuer ist, dann stellen Sie doch mal Amateure ein".

Anonym

 

Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung eines optimalen KPI-Überwachungsprozesses benötigen, sprechen Sie mit uns!




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